文件管理系统(文件和档案管理系统案例)
XXXX工程建设集团有限公司
文件和档案管理系统
之一章总则之一项:
为规范公司文件和档案的管理，使管理工作合法化、完整化，便于公司各项工作的及时利用，特制定本制度。
第二个原则:
公司文件和档案的统一管理。文件和档案的管理应规范、准确、及时、安全。公司在写作上要克服官僚主义和官僚主义。公司综合管理部是公司文件和档案的主管部门。
第二章文件管理第三条本制度所称文件，是指书面文件、电子文件、传真、电报、电子邮件、图书、期刊、音像资料等。，与公司董事会、公司及各部门、关联公司和外界(包括 *** 机关、企事业单位、法人机构和个人)进行沟通。
第四条公司总部文件管理部门为综合管理部，所有与公司相关的文件需由综合管理部统一办理；公司的文件管理部门是各公司的综合管理部门，分公司无权在北方集团公司之外直接行文。
第五条公司发文(包括以公司名义发文和以部门名义发文):
第六条管理:各部门在发文时必须先向综合管理部申请文号。文档编号规范如下:
以公司名义发文:北机字[年]号，用于公告公司重大事项及向董事会、 *** 机关、相关企事业单位发文；
以综合管理部名义签发:北机综字[年]号，用于签发与综合管理部业务相关的文件；
以人力资源部名义下发:北机人字【年】，此文号用于下发与人力资源部业务相关的文件；
以财务部名义签发:北机财字[年]号，用于签发与财务部业务相关的文件；
以设备管理部名义发文:北机社字[年]号，用于下发与设备管理部业务相关的文件；
以经营管理部名义发文:北姬静字[年]号，该文号用于与经营管理部业务相关的发文；
以技术质量部名义签发:北机技字[年]号，用于签发与技术质量部业务相关的文件；
以采购部名义签发:北机财字[年]号，用于签发与采购部业务相关的文件；
公司编号的顺序从年度01开始，公司及其部门按大顺序编号。
各部门发文不需要加盖公司印章，也不需要申请文号。
第七条签发的文件类型:
请示:请上级请示批准。
汇报:向上级汇报工作，反映情况。
指示:向下属机关分配工作，明确工作活动的指导原则。
回复:回复请求。
通知:传达公司的重要信息和有关事项，发布规章制度，要求下级办理或需要知道，批准和转发下级的公文或上级的公文，宣布应遵守或知道的事项。
决策:对某些问题或重大行动做出安排。
信函:平行部门相互协商，解答疑问或告知相关事项。
会议纪要和决议:传达会议议定事项和主要精神，要求相关部门共同遵守和执行的。
第八条文件格式(A4纸，横向排版):
抬头:XXXX工程建设集团有限公司公司文件，红字。
号:加黑色宋体小四号字。
主送单位及标题:4号黑色宋体。
正文:仿宋啸四字，一行半行距。
单位印章:红色公司印章。
日期:4号黑色宋体，大写字母。
抄、抄、存档:宋松四字。
第九条起草公文应当注意以下事项:
内容应符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令和地方行政法规。
客观反映情况，实事求是。
行文要准确、简洁、条理清晰、层次分明、结构严密、用语规范。
人物、地点、事物名称、引语、时间要具体准确。
第十条签发文件的程序:
签发部门负责文件的起草。文件拟好后，先在综合管理部申请文号，填写发文单。
各部门发文前，先经部门负责人和主管副总裁审核，再提交需要会签的部门。会签部门负责人签字确认后，提交总经理审批。
经总经理批准后，综合管理部负责盖章并形成正式文件进行发放。
第11条发送和签署文件的程序:
公司采用书面签收方式，综合管理部直接将文件提交给部门负责人，部门负责人在文件发放单上签收。
公司海外分支机构的文件应通过传真发送，各机构应在文件发送单上签收。
第十二条。签发文件的权力:
由主席签署的，应当提交主席批准。
加盖公司印章的文件应提交总经理批准。
如果总经理因紧急事务不在，公司主管行政的副总经理可代为签署合同，但必须由总经理签署。
以各部门名义发文而没有加盖公章的，由各部门负责人作出决定。
第十三条传真收发管理:公司传真由相关部门负责，所有公司传真必须登记。未登记的传真，有关部门有权拒绝发送，并可视为公司未批准的文件。
第十四条综合管理部负责公司文件的接收，发往公司的各类文件由综合管理部登记。如果公司人员代表公司发送文件，应首先提交给综合管理部，由综合管理部进行登记。
公文处理:公司所有来文必须登记，并注明公文流转的目的地。综合管理部文员将公文登记，按内容分发给各部门及相关领导。如果办事员不能确定，就由综合管理部部长决定。书记员应当登记文件的内容、收到时间和目的地。需要备案的，书记员应当立即办理备案手续。
信件的处理:指名收到的信件，根据信封上的记载可以视为公文的，应当作为公文盖章，如果是私人的，则退回；未考虑公文的信件，经收件人本人启封后为公文的，应退回综合管理部进行公文处理；部长以上的人的信应该寄给他们自己。如果是公文的话，要交回综合管理部进行公文处理。
外来文件处理要点:
对于重要到足以影响公司权益的重要文件，综合管理部应妥善保存原件，如有必要调用，应使用复印件代替。
为了便于公文处理，达到分级负责的目的，经办人应在内容要点上签署提出的意见，各主管应在复印件上注明意见，避免只签不写意见。
文档处理周期:
综合管理部文员在接收文件时，原则上应随发随收，不得积压，最迟在一小时内发给相关人员；
紧急文件、电报、机密文件等。应按需办理，文件应在一天内处理完毕。
一般文件的处理周期由部门部长指定，一般以三天内处理完文件为原则；
如果来文有答复的最后期限，则应在来文规定的最后期限内处理。
策划、研究、开发、法规修订、测量、数据收集等特殊文件的管理。应考虑实际需要，分别规定办理时限；
归档文件应每天进行，最迟不超过两天；
会签和传阅文件:不定时领取，收到文件后立即会签或阅读，最迟不超过一天。
第三章档案管理第十五条综合管理部负责公司所有档案的管理。各部门可设 *** 档案员，负责管理各部门档案。公司档案原则上由综合管理部保管。文件处理完毕后，原件由综合管理部归档，经办部门根据实际需要留存复印件。因业务处理的特殊需要，需由经办部门保存原稿的，应在征得综合管理部同意后，妥善保存并作为复印件存档，并在备注中注明，各部门使用原稿后仍应将原稿交综合管理部保存。
第十六条归档文件的建立:
各项目部有专人负责工程技术档案、征地拆迁协议、分包合同、音像、照片等的归档工作。，并应按时移交档案室，不得归个人负责；
设备管理部门应指定专人负责建立各种机械设备的完整档案(采购发票、机械说明、图纸复印件)，并按期向档案馆移交；
财务部负责整理会计档案规定的保管期限，编制凭证和财务报告页码，按期向档案室移交；
文件材料由综合管理部归档，定期归档。
人事档案由人力资源部存档，定期归档。
第十七条归档文件的检查:
检查文件的正文和附件是否完整，如有不足，应立即追查并分类。
文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应退回办理部门重新签发。
与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回办案部门。
归档文件的保存期限:文件的保存期限除 *** 相关法律法规或本企业其他规章另有规定外，按以下规定办理:
永久保存:1。公司章程；2.股东名册；3.规章制度和公司章程；4.董事会和股东大会的记录；5.财务报表；6. *** 机构批准的文件；7.房地产权属证书和其他债权证明；8.工程设计图纸；9.经批准永久保存的其他文件。
保存十年:1。预算和决算；2.会计凭证；3.商业计划信息；4.其他经批准保存十年的文件。
五年保存:1。到期或取消的合同；2.其他经批准保存五年的文件。
一年保存:不需要长期保存的地方。
需销毁的文件必须经综合管理部部长批准，并指定专人监销。
第十八条档案馆 *** :
各部门人员因业务需要查阅档案时，应填写《调卷单》，经部门负责人批准后，由综合管理部档案员查阅；
档案管理员收到“调卷单”进行核对后，取出档案，在“调卷单”上填写具体的档案名称、总份数、借阅日期，将档案提交给调卷人员。“调量单”会按照预定的归还日期进行排序，以备提醒；
在档案室当场借阅者可免填“卷调单”；
档案归还时，经秘书核实无误后，将档案放入档案夹，并在“卷数调整单”上填写归还日期并签字确认后，“卷数调整单”由档案管理员保管备查；
档案最长借阅时间以一周为限。如遇特殊情况，如需延长借阅时间，应按借阅程序重新申请。
调卷人员不得更改或增加已调文件的损失；
档案移交人员应当在规定的期限内归还。其他人员查阅同一档案的，应当重新填写《档案移交单》，不得私自接收。
对文件的访问仅限于与处理业务相关的文件。如需查阅与经办业务无关的档案，需经总经理和综合管理部负责人同意。
重要的公司档案只有在总经理批准后才能调整。
第十九条声像档案管理:
声像档案一般由录音磁带、录像带、录像带、胶片(母版)、照片(包括底片)、各种光电介质和文字说明两部分组成。
声像档案是公司档案的组成部分，由综合管理部集中统一管理；
声像档案类型:
反映公司主要职能活动取得的成绩和存在的问题的视听资料；
各级领导及知名人士出席的与本公司有关的重大活动的声像资料；
公司有关人员组织或参加的重要会议、会议、外事的声像资料；
涉及公司权益的视听资料；
其他单位形成的与公司有关的重要视听资料；
其他具有保存价值的视听资料。
第二十条电子文件管理:
公司的所有文件应尽可能 *** 成电子文件，电子文件应与书面文件和其他形式的文件分开保存。公司综合管理部秘书负责录入和扫描形式的电子文件的 *** 。借阅电子文档的程序与借阅文件的程序相同。
第四章附则第二十一条本制度由综合管理部负责解释。
第二十二条综合管理部负责本制度的修订。
第二十三条本制度经总经理批准后生效，自发布之日起实施。
注:本系统摘自水木知行管理咨询公司客户案例，已处理删除。
